POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

(english version below)

(Protection des données personnelles)

La présente Politique de confidentialité explique comment le Pyrenees Photo Award
(l’« Organisateur ») collecte, traite et protège les données personnelles conformément
au Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne
et aux lois françaises applicables en matière de protection des données.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est :

Pyrenees Photo Award – ONE IMAGE
Sauveterre-de-Béarn, France
Email : mail@one-image.art

L’Organisateur peut agir par l’intermédiaire d’une association à but non lucratif enregistrée en France.

2. Données personnelles collectées

Nous collectons uniquement les données nécessaires à l’administration du concours et de l’exposition, notamment :

  • nom et prénom

  • adresse email

  • pays de résidence

  • informations de facturation liées aux frais d’inscription

  • œuvres photographiques téléchargées (fichiers image et textes)

  • données techniques de soumission (adresse IP, horodatage)

  • informations liées à l’exposition (en cas de présélection ou de prix)

Nous ne collectons pas de catégories particulières de données sauf si celles-ci sont volontairement fournies dans une soumission artistique.

3. Finalités du traitement

Les données personnelles sont traitées pour :

  • l’administration des soumissions et des comptes participants

  • l’évaluation par le jury et la communication avec les participants

  • le traitement des paiements et la facturation

  • la publication des résultats, de la shortlist et des lauréats

  • la préparation de l’exposition et du catalogue

  • la communication presse et publique liée au prix

  • le respect des obligations légales, fiscales et comptables

Les données ne sont pas utilisées à des fins de marketing non liées ni de profilage.

4. Base légale du traitement

Le traitement repose sur :

  • Art. 6(1)(b) RGPD — exécution d’un contrat (gestion des soumissions)

  • Art. 6(1)(c) RGPD — obligations légales (fiscales et comptables)

  • Art. 6(1)(f) RGPD — intérêt légitime (exposition, communication)

  • Art. 6(1)(a) RGPD — consentement (publication des noms, textes d’artistes)

Pour les mineurs, le consentement d’un représentant légal est requis.

5. Durée de conservation

Les données sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire :

  • données de soumission : jusqu’à 24 mois

  • données contractuelles et financières : 6 à 10 ans (obligation légale)

  • informations d’exposition et de lauréats : archivage à des fins documentaires

Les participants peuvent demander l’effacement de leurs données lorsque la loi le permet.

6. Partage des données & tiers

Les données ne sont ni vendues ni échangées.

Elles peuvent être partagées avec :

  • les membres du jury (évaluation anonyme)

  • les prestataires de paiement

  • les prestataires d’exposition (impression, logistique)

  • la presse et les médias (uniquement pour les artistes sélectionnés)

  • les autorités publiques lorsque la loi l’exige

Tous les prestataires tiers agissent dans le cadre d’accords conformes au RGPD.

7. Transferts internationaux

Si des données sont traitées hors de l’UE (par exemple via des services de paiement ou d’hébergement),
ces transferts ont lieu uniquement :

  • sur la base d’une décision d’adéquation de l’UE,

  • via des clauses contractuelles types (SCC),

  • ou avec des garanties équivalentes au RGPD.

8. Droits des participants

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

  • droit d’accès (art. 15)

  • droit de rectification (art. 16)

  • droit à l’effacement (art. 17)

  • limitation du traitement (art. 18)

  • portabilité des données (art. 20)

  • opposition au traitement (art. 21)

  • retrait du consentement à tout moment (art. 7)

  • droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle (art. 77)

Autorité compétente en France :

CNIL — Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés
www.cnil.fr

9. Cookies & analyse

Le site peut utiliser des cookies pour :

  • le fonctionnement technique

  • la sécurité (prévention des abus)

  • des statistiques facultatives de fréquentation

Lorsque la loi l’exige, un bandeau de consentement est affiché.

Aucune donnée personnelle n’est collectée sans nécessité technique ou légale.

10. Mesures de sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles, notamment :

  • transmission chiffrée des données (HTTPS)

  • contrôle d’accès et authentification

  • limitation de la conservation des données

  • pseudonymisation lors de l’évaluation du jury

  • traitement sécurisé des paiements

11. Données des mineurs

Nous ne collectons pas sciemment de données de mineurs sans consentement parental.
Les mineurs doivent fournir une autorisation écrite pour participer.

12. Modification de la politique

Nous nous réservons le droit de modifier la présente Politique de confidentialité.
La version applicable est celle publiée en dernier sur le site.

13. Contact protection des données

Pour toute question, demande ou réclamation relative aux données personnelles :

Contact protection des données
Email : mail@one-image.art

Pyrenees Photo Award
Sauveterre-de-Béarn, France

PRIVACY POLICY (english version)

(Personal Data Protection)

This Privacy Policy explains how the Pyrenees Photo Award (the “Organizer”)
collects, processes, and protects personal data in accordance with the
EU General Data Protection Regulation (GDPR) and applicable French data protection laws.

1. Data Controller

The data controller is:

Pyrenees Photo Award – ONE IMAGE
Sauveterre-de-Béarn, France
Email: mail@one-image.art

The Organizer may operate through a registered non-profit association in France.

2. Personal Data Collected

We collect only the data necessary for the administration of the competition and exhibition, including:

  • first and last name

  • email address

  • country of residence

  • billing information related to submission fees

  • uploaded photographic works (image files and texts)

  • technical submission data (IP address, timestamp)

  • exhibition-related information (in case of shortlist or award)

We do not collect special categories of personal data unless voluntarily included in an artistic submission.

3. Purpose of Processing

Personal data is processed for:

  • administration of submissions and participant accounts

  • jury evaluation and communication with participants

  • payment processing and invoicing

  • publication of results, shortlist, and laureates

  • preparation of the exhibition and catalog

  • press and public communication related to the Award

  • compliance with legal, tax, and accounting obligations

Personal data is not used for unrelated marketing or profiling.

4. Legal Basis for Processing

Processing is based on:

  • Art. 6(1)(b) GDPR — performance of a contract (submission management)

  • Art. 6(1)(c) GDPR — legal obligations (financial and tax compliance)

  • Art. 6(1)(f) GDPR — legitimate interest (exhibition and communication)

  • Art. 6(1)(a) GDPR — consent (publication of names and artist texts)

For minors, guardian consent is required.

5. Data Retention

Data is retained only as long as necessary:

  • submission data: up to 24 months

  • contractual and financial data: 6 to 10 years (legal requirement)

  • exhibition and laureate information: archived for documentation purposes

Participants may request erasure of personal data where legally permitted.

6. Data Sharing & Third Parties

Personal data is neither sold nor traded.

It may be shared with:

  • jury members (anonymous evaluation)

  • payment service providers

  • exhibition service providers (printing, logistics)

  • press and media (only for selected artists)

  • public authorities where legally required

All third-party providers operate under GDPR-compliant agreements.

7. International Data Transfers

If data is processed outside the EU (e.g., via payment or hosting services),
transfers occur only:

  • under an EU adequacy decision,

  • through Standard Contractual Clauses (SCCs),

  • or with equivalent GDPR safeguards.

8. Participant Rights

Under the GDPR, you have the right to:

  • access your data (Art. 15)

  • rectify inaccurate data (Art. 16)

  • request erasure (Art. 17)

  • restrict processing (Art. 18)

  • data portability (Art. 20)

  • object to processing (Art. 21)

  • withdraw consent at any time (Art. 7)

  • lodge a complaint with a supervisory authority (Art. 77)

Supervisory authority in France:

CNIL — Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés
www.cnil.fr

9. Cookies & Analytics

The website may use cookies for:

  • technical functionality

  • security and abuse prevention

  • optional traffic statistics

Where legally required, a consent banner is displayed.

No personal data is collected without technical or legal necessity.

10. Security Measures

We implement appropriate technical and organizational safeguards, including:

  • encrypted data transmission (HTTPS)

  • access control and authentication

  • limited data retention

  • pseudonymization during jury evaluation

  • secure payment processing

11. Children’s Data

We do not knowingly collect data from minors without parental consent.
Minors must provide written authorization to participate.

12. Changes to This Policy

We reserve the right to modify this Privacy Policy.
The latest version published on the website is the applicable one.

13. Data Protection Contact

For any question, request, or complaint regarding personal data:

Data Protection Contact
Email: mail@one-image.art

Pyrenees Photo Award
Sauveterre-de-Béarn, France